GDPR: Úvahy pre školy
Všeobecné nariadenie o ochrane údajov (alebo GDPR) je zmena legislatívy o tom, ako používame a uchovávame osobné údaje a ktorá nadobudla účinnosť 25. mája 2018 . Všetky organizácie musia byť v súlade s novými pravidlami. Čo to teda znamená pre školy?
Čo sú osobné údaje?
Osobné údaje sú informácie, ktoré môžu priamo alebo nepriamo identifikovať skutočnú osobu. Patria sem informácie ako: meno, e-mailová adresa, príspevky na sociálnych sieťach, zdravotné informácie, bankové údaje, fotografia alebo dokonca IP adresa.Školy môžu mať aj ďalšie informácie o etnickom pôvode, náboženstve alebo zdravotnej anamnéze dieťaťa. Existujú pravidlá, ktoré budú musieť riešiť, ako sa s týmito informáciami nakladá.
Prečo zmena?
Všeobecné nariadenie o ochrane údajov (GDPR) zabezpečuje, aby organizácie a podniky boli zodpovednejšie a transparentnejšie pri zhromažďovaní, používaní a ochrane osobných údajov.
Nová legislatíva nahrádza smernicu o ochrane údajov 95/46/ES a bude prísnejším a aktuálnejším nariadením. EÚ uznáva, že zhromažďovanie osobných údajov je veľký biznis a jej cieľom je zabezpečiť, aby sa uplatňovali zodpovedné a etické postupy spolu s ochrannými postupmi. Občanom EÚ poskytne väčšiu ochranu údajov a súkromia.
Organizácie a podniky budú musieť byť teraz zodpovednejšie a odpovedať na nasledujúce otázky týkajúce sa osobných údajov:
- Prečo to držíš?
- Ako ste ho získali?
- Prečo to bolo pôvodne zhromaždené?
- Ako dlho to budete uchovávať?
- Aké je to bezpečné z hľadiska šifrovania aj dostupnosti?
- Zdieľate to niekedy s tretími stranami a na základe čoho by ste to mohli urobiť?
Práva jednotlivca
Podľa GDPR budú mať jednotlivci väčšiu kontrolu nad tým, kto má ich informácie, na čo sa používajú, s kým sa zdieľajú a ako sa spracúvajú. Teraz budú mať tieto práva:
- Právo byť informovaný
- Právo na prístup
- Právo na opravu
- Právo byť zabudnutý
- Právo na obmedzenie spracovania
- Právo na prenosnosť údajov
- Právo na náhradu škody a zodpovednosť
Keďže školy zhromažďujú informácie o deťoch, Citlivé osobné údaje pre viac detailov.
Zhromažďovanie údajov
Osobné údaje musia byť spracované spravodlivo a zákonne. Ako škola, ak zhromažďujete osobné údaje, musíte byť schopní vysvetliť:
- Prečo to zbierate
- Ako to budete spracovávať
- S kým ho budete zdieľať a kto k nemu má prístup
- Ako dlho si ho plánujete nechať
Existuje šesť právnych základov, na základe ktorých môže škola spracúvať osobné údaje. Zhromažďovanie údajov musí spadať pod jeden z týchto šiestich základov, inak nie je v súlade s GDPR a nemalo by sa spracúvať. Základy sú nasledovné:
- Súhlas dotknutej osoby
- Spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy s dotknutou osobou alebo na vykonanie krokov k uzavretiu zmluvy
- Spracovanie je nevyhnutné na splnenie zákonnej povinnosti
- Spracovanie je nevyhnutné na ochranu životne dôležitých záujmov dotknutej osoby alebo inej osoby
- Spracúvanie je nevyhnutné na splnenie úlohy vykonávanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej prevádzkovateľovi
- Nevyhnutné na účely oprávnených záujmov, ktoré sleduje prevádzkovateľ alebo tretia strana, okrem prípadov, keď nad takýmito záujmami prevažujú záujmy, práva alebo slobody dotknutej osoby
Tu si treba zapamätať, že možno budete potrebovať informácie o študentovi, ako je meno a adresa. Toto by bolo potrebné na splnenie úlohy realizovanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej kontrolórovi. Tieto informácie však potom nemôžete použiť iným spôsobom, napríklad ich zdieľaním s treťou stranou, bez toho, aby ste najprv získali povolenie od dotknutej osoby.
Podobne s braním fotografie študentov . Nielen, že budete vyžadovať Čo sa považuje za dobrú prax, keď školy/ETB fotia svojich študentov? .
Čo robiť?
Školy by mali najskôr vykonať audit informácií, ktoré majú, rozhodnúť sa, či ich potrebujú alebo nie, prečo boli vôbec zhromaždené a ako dlho chcú ich uchovávať. Stiahnite si Kontrolný zoznam súladu .
Ďalej vytvorte internú politiku ochrany údajov, ktorá špecifikuje, aké osobné údaje má škola/ETB. Tento dokument by sa mal pravidelne revidovať a aktualizovať. Malo by tiež odkazovať na osem Pravidlo 1: Získavajte a spracovávajte informácie čestne
Čo je porušenie ochrany údajov?
K porušeniu ochrany údajov dochádza, keď sú osobné údaje, či už neúmyselne alebo nie, zdieľané alebo zverejnené iným, akýmkoľvek spôsobom zmenené, vymazané alebo stratené. Ak dôjde k ohrozeniu údajov, ICO musí byť upovedomené do 72 hodín. Ak porušenie negatívne ovplyvní práva ktorejkoľvek dotknutej osoby (dotknutých osôb), musí byť tiež upozornená.
Pre školy to znamená, že vedúci a zamestnanci škôl musia mať zavedené postupy na riešenie takýchto situácií.
Záver
Nové nariadenie sa môže zdať skľučujúce, ale poskytne lepšiu ochranu vašim študentom a zamestnancom. Aj keď je potrebné zvážiť veľa vecí, najlepšou radou by bolo začať proces čo najskôr. Nižšie nájdete množstvo užitočných odkazov, ktoré vám pomôžu začať.
užitočné odkazy
Príprava na GDPR: http://dataprotectionschools.ie/Document-Library/GDPR-12-Steps.pdf
