Určite ste už počuli, ako sa slovo „databáza“ vrhá. Databáza je rozsiahla zbierka informácií, ktorá pomáha používateľom organizovať, prezerať, vyhľadávať, načítať a zhromažďovať údaje. Ak máte databázu, potrebujete príslušné nástroje a aplikácie, aby ste ju zvládli a vyťažili z nej čo najviac. Najmä pre tých, ktorí pracujú v tímovom prostredí a potrebujú zdieľať údaje s inými ľuďmi (používateľmi, vývojármi, recenzentmi atď.), Je dokonalým riešením Microsoft Access, a pomocou nášho cheat hárku Access budeš v okamihu profesionálom.
Uľahčite si prácu pomocou funkcií a nástrojov Accessu. Ak si myslíte, že viete dobre organizovať informácie, Access vás chystá vyhodiť. Pri vytváraní súboru v Accesse v podstate vytvárate súbor, ktorý obsahuje rôzne časti vašej databázy. Potom môžete svoju databázu rozdeliť na rôzne súvisiace časti, aby bola správa ľahká a rýchla. Tieto prvky sa nazývajú tabuľky, dotazy, formuláre, správy atď.
Keď definujete všetky tieto rôzne prvky, môžete všetko udržiavať organizovane. Toto vám umožňuje jasne zdieľať a dodávať informácie a zostavovať celé projekty do jedného súboru. Bez ohľadu na to, na aký účel je Access schopný pomôcť vám alebo vášmu podnikaniu udržiavať informácie jasné, bezpečné a usporiadané.
Cieľom tejto cheat sheet je predstaviť ľuďom, ako fungujú nové generácie Accessu. Nie je prekvapením, že zvládnutie takto nabitej aplikácie si vyžaduje istý čas. Sme tu, aby sme vám pomohli s niekoľkými tipmi a trikmi, ako rýchlo začať pracovať s Accessom, alebo si osviežiť pamäť, ak ste veteránom Accessu.
- Tip: Ak sa vaši priatelia, kolegovia alebo zamestnanci musia dozvedieť viac informácií o aplikácii Microsoft Access, nehanbite sa a zdieľajte tento článok! Vedomosti sú sila a vy máte schopnosť pomáhať ostatným učiť sa zdieľaním.
Ako sa pohybovať na páse s nástrojmi Microsoft Access
Rozhranie, s ktorým pracujeme, by pre nových používateľov mohlo byť mätúce. Tu je malá infografika o základnom rozhraní Accessu založeného na Accesse 2016. Ak ste zmätení v tom, čo sú rôzne prvky, nemusíte mať obavy. O páse s nástrojmi, údajových tabulkách, objektoch a ďalších podrobnostiach sa podrobnejšie zaoberáme ďalej v článku. Len čítaj ďalej!
Našťastie pre tých, ktorí už nejaký čas pracujú s aplikáciami Office, nie je rozhranie Accessu také neznáme, ako by ste si mysleli. Dobrí priatelia ako pás s nástrojmi, lišta Tell Me a panel nástrojov Rýchly prístup sa vracajú, aby vám pomohli, zatiaľ čo dátová časť Accessu zostáva čistá a ľahko čitateľná.
Úvod do rozhrania pásu kariet
Stuha je už mnoho rokov hlavnou súčasťou aplikácií balíka Office, ako je Access. Prvýkrát bol predstavený v Office 2007 a bol navrhnutý s ohľadom na ľahšiu navigáciu. So stuhou nikdy nebudete musieť používať staromódne ponuky s viacerými úrovňami podponúk.
Silne vizuálne rozhranie vám pomôže rýchlo nájsť nástroje, ktoré poznáte a máte radi. Pás kariet je váš hlavný spôsob navigácie v Accesse, ktorý vám otvára možnosti formátovania textu, vkladania prvkov, implementácie funkcií, vylepšovania databázy a oveľa viac.
Na rozdiel od starších verzií Accessu má pás kariet v nových vydaniach, ako sú Access 2016 a Access 2019, plochší a kompaktný dizajn, ktorý umožňuje, aby vaša obrazovka odvádzala pozornosť od vašej práce. Toto minimalistické rozhranie dodáva programu Access moderný a štýlový vzhľad, ktorý ho odlišuje od konkurencie.
Umiestnenie nástrojov a funkcií je zhruba rovnaké ako v predchádzajúcich verziách, takže by ste nemali mať problém nájsť svoje obľúbené príkazy. Ak máte ťažkosti, stačí použiť novú funkciu Tell Me.
Pracujte rýchlejšie s lištou Tell Me
Funkcia „Povedz mi, čo chceš urobiť“ alebo jednoducho „Povedz mi“ má za cieľ priniesť nástroje na dosah, aj keď nepoznáte ich presné miesto na páske. Prvýkrát bol pridaný do väčšiny aplikácií balíka Office 2016 a získal si pobyt aj v Office 2019. Môžete ho použiť kliknutím na ňu hneď vedľa poslednej karty na páse s nástrojmi alebo stlačením klávesu Alt + Q klávesov na klávesnici. Všimnete si, že táto funkcia vám umožňuje písať - to je prípad, keď môžete programu Access povedať, čo chcete robiť.
Na základe vášho zadania Access navrhne nástroje, ktoré súvisia s tým, čo hľadáte. Napríklad ak napíšete list majetku panel Tell Me automaticky zobrazí možnosti, ktoré vám umožňujú vytvoriť alebo upraviť list vlastností, a dokonca navrhne ďalšie nástroje súvisiace s listom.
Aj keď sa považujete za prístupového guru, funkcia Tell Me vám môže pomôcť zrýchliť prácu. Už nikdy nebudete musieť kopať v páse kariet alebo hľadať online, aby ste znova našli funkciu.
Zoznámte sa s oblasťou zákulisia
Keď kliknete na ponuku Súbor v Accesse (a ďalších aplikáciách balíka Office), dostanete sa do oblasti, ktorú Microsoft nazýva „zákulisie“. Tu namiesto zobrazenia karty s príkazmi zoradenými na páse s nástrojmi získate celostránkové zobrazenie informácií a rôznych základných úloh na otváranie a ukladanie súborov, tlač a ďalšie možnosti zdieľania.
Ďalej môžete v ponuke Súbor zobraziť informácie o práve otvorenom súbore. To znamená vidieť čas, kedy bol vytvorený, naposledy zmenený, vlastníka, veľkosť súboru a oveľa viac. Môžete tiež použiť funkciu Compact & Repair alebo pridať ochranu hesla ako vlastník súboru.
Definovanie databázových objektov v Accesse
Teraz, keď sme dostali základné rozhranie dole, je čas oboznámiť sa s databázovými objektmi, na ktorých budete v Accesse pracovať. Tieto objekty uvidíte na navigačnej table vľavo, keď začnú vytvárať vaše projekty. Objekty môžete vytvárať na karte Vytvoriť na páse s nástrojmi a kedykoľvek ich v budúcnosti upravovať tak, aby sa prispôsobili zmenám vo vašej databáze. Poďme si rýchlo zhrnúť možnosti vášho objektu:
- V tabuľkách sú uložené príslušné údaje v riadkoch (záznamoch) a stĺpcoch (poliach). Fungujú podobne ako bunky v programe Excel a pravdepodobne tvoria veľkú časť vašich projektov.
- Dotazy zobrazujú, počítajú, triedia, filtrujú, menia a skúmajú údaje uložené v tabuľkách.
- Formuláre sú vlastné obrazovky, ktoré umožňujú jednoduché zadávanie nových údajov a prezeranie už existujúcich údajov v tabuľke.
- Správy zobrazujú údaje z tabuľky alebo dotazu v tlačenom formáte, čo je ideálne na kontrolu a kontrolu chýb.
- Makrá sú schopné automatizovať opakujúce sa úlohy. Makro môžete spustiť kliknutím na tlačidlo alebo stlačením klávesovej skratky priradenej k makru.
- Moduly sú skupiny procedúr napísané v jazyku Visual Basic a tiež sa používajú na automatizáciu úloh.
Polné dátové typy
Existuje mnoho spôsobov, ako pracovať s poľami v Accesse, ktoré uľahčujú prácu s rôznymi projektmi. Napríklad definovanie poľa ako čísla namiesto textu umožňuje programu Access vykonávať výpočty s týmto poľom.
Tu je rýchly prehľad o rôzne typy údajov môžete zadať a ich správanie:
- Krátky text: Uloží maximálne 255 znakov textu a / alebo čísel.
- Dlhý text: Uloží text s veľkosťou až 64 000 znakov.
- Číslo: Ukladá čísla a umožňuje vykonávanie výpočtov pomocou dátovej bunky.
- Dátum / čas: Ukladá dátumy a / alebo časy.
- Mena: Ukladá čísla a symboly, ktoré predstavujú meny skutočného sveta.
- AutoNumber: Automaticky priraďuje každému záznamu jedinečné číslo.
- Áno / Nie: Ukladá hodnotu Áno alebo Nie.
- Objekt OLE: Ukladá objekty vytvorené v iných aplikáciách, napríklad v excelovej tabuľke, dokumente Word alebo grafike PowerPointu.
- Hypertextový odkaz: Ukladá odkazy, na ktoré je možné kliknúť, aby sa otvorili webové stránky alebo súbory v sieti.
- Príloha: Umožňuje pripojiť súbor alebo obrázok k databáze.
- Veľké číslo: Ukladá nepeňažnú číselnú hodnotu. (K dispozícii iba v programe Access 2019.)
Začnite šablónou
Zastrašujete sa prázdnym dokumentom? Vďaka Accessu máte v aplikácii už zabudovanú obrovskú knižnicu šablón, ktoré vám pomôžu začať. To vám dáva obrovský rýchly štart pri práci na projektoch ľubovoľného rozsahu. V každej z uvedených kategórií nájdete viac šablón, čo znamená, že pri každom vytvorení nového dokumentu je k dispozícii obrovská škála. Aj po výbere šablóny máte stále veľa možností, ako potom svoju databázu úplne upraviť.
Vždy zálohujte svoju databázu
Toto je tip aj pre veteránov z Accessu. Vždy, a myslíme to vážne, vždy pravidelne vytvárajte zálohy svojej databázy. Nikdy neviete, čo sa môže v budúcnosti s vašimi súbormi stať v dôsledku neočakávaných okolností. Môže to byť záchranca, ak máte ľahko dostupné zálohy z cloudu alebo iného počítača.
Užitočné skratky pre prístup, ktoré by mal každý poznať
Aby sme ukončili tento podvod, rozhodli sme sa zahrnúť niektoré z najužitočnejších klávesových skratiek programu Access, ktoré môžete použiť na zrýchlenie svojej práce:
- Novú databázu môžete rýchlo vytvoriť stlačením Ctrl + N .
- Ak chcete do svojho údajového hárku alebo formulára pridať nový záznam, stlačte Ctrl + znamienko Plus (+) na klávesnici.
- Stránku môžete priblížiť alebo oddialiť stlačením klávesu Z.
- Navigačnú tablu prepnete pomocou F11 .
- Otvorte kartu Hľadať a vyhľadajte v údajovom hárku alebo formulári pomocou Ctrl + F .
- Svoju databázu môžete rýchlo uložiť pomocou Ctrl + S .
Ak hľadáte softvérovú spoločnosť, ktorej môžete dôverovať pre jej integritu a čestné obchodné praktiky, nehľadajte nič iné ako . Sme Microsoft Certified Partner a BBB Accredited Business, ktorej záleží na tom, aby sme zákazníkom priniesli spoľahlivé a uspokojivé skúsenosti so softvérovými produktmi, ktoré potrebujú. Budeme s vami pred, počas a po všetkých predajoch. Toto je naša 360-stupňová záruka zachovania softvéru. Tak na čo čakáš? Zavolajte nám ešte dnes +1 877 315 1713 alebo pošlite e-mail na adresu sales@softwarekeep.com. Môžete nás tiež kontaktovať prostredníctvom živého chatu.
